大数据时代基于用户需求的智慧档案馆建设初探

  • 论文 2020-05-14 分享新闻到:
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2015 年栗战书在中央档案馆国家档案局主要 负 责 同 志 调 整 宣 布 会 议 上 发 表 重 要 讲 话 指出,“要加快档案信息化步伐,结合物联网、云计算等智能技术,加强多方面、全方位的共享平台建设,促进档案资源的共建共享共用。”国家档案局原局长杨冬权在以提升档案馆服务能力为主线规划的“档案工作‘十三五’工作报告”中提出“各单位要通过运用智能技术全面实现档案管理智能化,并以档案信息化推进机关治理能力现代化”。[1]随着信息技术的广泛应用,电子文件迅速替代纸质文件成为最主要的记录形式,电子信息数量呈爆炸式增长。但长期以来,因人力、技术制约,开发理念和开发策略落后等原因,档案价值并不能充分发挥和体现,不能够完全满足用户日益丰富、多样的档案需求。如何变传统的“收-管-存-用”为“用-收-管-存”,以用户需求为中心,基于大数据开展档案信息挖掘和加工,满足多样化的知识需求,实现档案工作从数字化到数据化、从信息共享到信息价值共享等,这些难题均使得智慧档案馆的建设成为档案工作转型升级与创新发展的必由之路。
一、概念
(一)大数据
Gartner 研究机构认为:“大数据是指需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。”百度百科中将大数据一词解释为“Big Data(大数据),或称巨量资料,指的是所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具,在合理时间内达到撷取、管理、处理,并整 理 成 为 帮 助 企 业 经 营 决 策 更 积 极 目 的 的 资讯 。”“亚 马 逊 网 络 服 务 (AWS)、大 数 据 科 学 家John Rauser 提到一个简单定义:“大数据就是任何超过一台计算机处理能力的庞大数据量。”维基百科谈大数据含义:“大数据是指无法在一定时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。”可见,所谓“大数据”有两层含义:其一,是指无法在一定时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合,是规模庞大 的数据量和数据集合;其二,在认知和应用过程 中更应将其理解为一种思维和管理方式,一种 新的技术和数据管理视角。
(二)智慧档案馆
关于智慧档案馆的定义,至今尚未形成统 一的认识。青岛市档案馆杨来青认为智慧档案 馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多 元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力 并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]北 京航空航天大学档案馆毕娟认为智慧档案馆是 以一种更智慧的方法,通过利用新的信息技术 来 改 变 用 户 和 档 案 馆 系 统 信 息 资 源 交 互 的 方 法,提高档案馆服务的灵活、准确、便捷,进而实 现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3] 笔者认为,智慧档案馆是指基于多元化的 档案资料,利用物联网、大数据分析、云计算等 新技术,提供档案信息数据化、知识化、智慧化 服务的高于数字档案馆的新模式。
二、大数据时代档案用户需求的新特点
(一)信息获取快捷性
随着时代变化的快节奏,用户对信息的需 求呈现快速、高效的趋势,用户对档案信息的需 求同样需要在海量、异构、分布的各种数据资源 中,用便捷的手段,在最短时间内获取有效的档 案信息,及时处理问题,满足实际需求。
(二)检索手段多样性
“互联网+”时代,各种新兴技术的不断涌 现,对档案信息进行检索和查阅的用户,较之以 前已经在检索需求上发生的变革,他们希望借 用高度互联的技术方法,实现网站查询、客户端 服务、手机 APP 服务、定制信息推送等服务,将
各类检索手段综合运用到工作与日常生活中, 选取有效通道,提高效率、整合资源,让服务直 达需求现场。
(三)档案信息知识性
知识爆炸时代,碎片化的信息极度冗杂,档 案用户不仅仅需要档案信息,更多的是知识需 求 。 这 就 需 要 对 档 案 信 息 进 行 不 同 程 度 的 分 类、关联、整合、挖掘、汇编及有效推送等。
(四)载体类型丰富性
用户亟待更“智慧”的档案信息表达方式呈 现在利用过程中,传统的单一的纸质、电子、多媒体的数据表达方式需要进一步交互融合,以满足用户对全媒体、全维度数据表达方式的期待,同时能将档案信息以更便捷、更易用、更丰富的方式带给用户新的体验和感受。
(五)档案知识易接近性
打破档案“高墙壁垒”“深宅大院”的古板形象,使得档案信息更加完整、有效、有料、有趣,贴近用户,使用户能够在需要时、休闲时均可获得并愿意阅读档案资料,使档案信息融入用户的工作、学习、生活,推动档案知识“沉淀—共享—利用—创新”循环流。
三、智慧档案馆服务体系构建
基于档案用户的新特点,智慧档案馆信息服务体系的构建,需在准确把握公众档案信息需求的前提下,不断利用新技术、新机制、新手段,将档案信息捕捉与采集、信息传输与分析、信息挖掘与整合、信息管理流程以及其它方面有机地结合在一起,实现档案管理与档案信息服务的“档档相连”“人档相连”“人人相连”,最大 程 度 上 满 足 用 户 的 档 案 信 息 需 求 和 公 众 生活 、工 作 、休 闲 等 各 方 面 的 档 案 信 息 需 求 。 至 此,智慧档案馆信息服务体系可分为服务主体、 感知层、数据层、保障体系、资源整合处理层、服 务层、用户等几大层次,[4]如图 1 所示。 其中,感知层是整个体系架构的基础和关
键,通过物联网,实现对相关数据的泛在感知和 收集,并利用大数据技术进行统计、分析、筛选 和处理,将得到的数据分专题保存在不同的数 据库,为档案信息共享和服务做准备。 数据层是对智慧档案馆感知层智能感知的 数据分类存储在各类数据库的统称。来自不同 渠道的数据通过智慧化的技术,对内容进行智 能识别、筛选、整合和分类,自动归档在不同的 数据库,为档案下一步进行信息资源的分析、管 理、共享做好准备工作。 资源整合处理层负责汇集和集成数据层中 各个档案数据库中的分布异构资源,并进行深 度挖掘,建立基于内容的数据网络和知识库,从 而提供统一的资源和单一的服务环境,主要的 处理流程有分析、组织与开发、存储、共享。 服务层是面向智慧城市的智慧档案馆信息 服务系统中最重要也是最关键的一个环节,在 这一层,智慧档案馆信息服务的提供者直接面 向用户,通过集成式服务平台,为用户提供满足其需求的“一站式”档案信息服务。[5]
四、智慧档案馆服务层功能的新展望
(一)从信息服务到知识服务
智慧档案馆的知识服务是基于全面感知的 档案信息资源的整合,以用户为中心,在全面实 现互联和感知的智慧档案馆内,充分运用大数 据技术,将各种载体类型、资源形式的实体档案 按照用户查询和利用的需求进行一站式整合。 同时,以知识分类和技术谱系等为依据,对档案 资料进行著录、标引、组织和关联,形成相关主 题的关联数据、语义索引等,通过档案编研、档 案互联、知识地图、专家库建设等方式,将沉寂 的知识加以开发和激活,从而以档案信息输入 为起点,以档案知识输出为终点,提高档案知识 流动的效率。
(二)从单一利用到多维交互
智慧档案馆的利用模式将改变以往“档案 向用户”的单向利用模式,实现档档相联、人档 相联、人人相联的智慧管理模式。档案资源平 台发布共享的知识,并通过特色档案、专题档案 等形式推送给用户,在知识共享的过程中,用户 可通过添加数据标签、知识上传等方式,进行知 识 碰 撞 和 重 组 ,产 生 新 的 知 识 ,实 现 知 识 的 创 新。通过用户参与式的档案资源积累和开发, 将档案库中“死”的档案变为“活”的资源。
(三)从“族群式”到多元分众
大数据时代,档案资源和档案服务对象的类型和层次呈现出更明显的多样化趋势。因此从用户需求出发,就是要革新传统档案馆较低层次的“族群式”服务,通过有效的数据分析,根据用户属性,分别从个人偏好、访问频率、来源渠道等细分用户类型,进行用户需求分析,挖掘智慧档案馆不同类型用户的需求特征,进而开展多元化的分众服务,从标准化服务向个性化服务转变。
(四)从被动等待到主动服务
智慧档案馆的服务方式不仅仅限于用户主 动检索获取档案信息,更会通过各种途径、手段 进行主动服务。面向大数据的移动情境感知综 合分析,通过对用户在大数据移动环境中的行 为轨迹、服务需求进行分析、预测,发现用户真 实的行为偏好和意愿,尽可能地还原大数据环 境下用户的行为模式、需求与能力、档案利用方 向等,通过主动推送、全程跟踪、平台发布等方 式,更好地为用户推荐更合适的档案信息。[6] 实 现 档 案 服 务 从 阶 段 性 服 务 转 变 为 全 过 程 服 务,从滞后服务转变为超前、实时服务。
参考文献:
[1]吴加琪,陈晓玲.智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式研究[J].档案管理,2015(1):33-35
[2]李光亚等著.智慧城市大数据[M].上海:上海科学技术出版社,2015版
[3]范渊.智慧城市与信息安全[M].北京:电子工业出版社,2014版
[4]曹东玉.面向智慧城市的智慧档案馆信息服务研究[D].山西大学,2017
[5]张帅.科技档案信息资源集成化服务研究[D].吉林大学,2012
[6]陈静,韩海涛,田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案,2015(1)
作者简介:王倩倩,在中国舰船研究设计中心档案中心从事电子档案管理工作。

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